دليل لزيادة الإنتاجية بدون تطبيقات أو حيل

اعتدتُ أن أكون مدمن تطبيقات إنتاجية.

فإذا وعدني تطبيق ما بأن يجعلني أكثر ذكاءً أو سرعة أو كفاءةً، كنت أقوم بتحميله. أدوات تتبع الوقت، والمخططات الرقمية، وأدوات تتبع العادات - سمِّ ما شئت. كنت أقضي ساعات في إعدادها، مقتنعةً بأن هذا التطبيق سيحل مشاكلي في إدارة الوقت.

تنبيه المفسد: لم يفعل أي منها ذلك.

بعد خمس سنوات من العمل عن بُعد في صناعة متطلبة، وإطلاق منتجات رئيسية وإنجاب طفل، تعلمت الحقيقة المرة: لا يوجد تطبيق يمكنه إصلاح تركيزك. لا تتعلق الإنتاجية بالبرمجيات أو الروتين "المثالي" لشخص آخر. بل يتعلق الأمر بالعقلية - إتقان الأساسيات ومعرفة ما يناسبك. وهنا يأتي دور الإنتاجية الواعية.

ما هي الإنتاجية الواعية؟

لا تتعلق الإنتاجية الواعية بالعمل الدؤوب من الفجر حتى الغسق أو إنجاز 100 مهمة لمجرد الانهيار في نهاية اليوم. إنها تتعلق بمعرفة ما تريد تحقيقه والعمل بنية لتحقيق تلك الإنجازات - كل ذلك مع الانتباه إلى ما تفعله وكيف تفعله. إنه الحفاظ على تركيزك على أهدافك وعدم الانشغال بما تقوم به.

بالنسبة لي، يظهر ذلك في جدول الأعمال الذي أضعه في الليلة السابقة لصباح اليوم التالي. إنه في التوقف المؤقت قبل أن أرسل رسالة إلكترونية ساخرة سأندم عليها لاحقاً. إنه في النفس العميق عندما أرى تقويمي يبدو فوضويًا وأدرك أن "هذا يمكن أن ينتظر".

تدور الإنتاجية الواعية حول التركيز على ما يهمك حتى تتمكن من تحقيق أهداف عملك _وأن يكون لديك حياة خارجها. في حالتي، يشمل ذلك مطاردة طفلي الأبله والمشاغب البالغ من العمر 16 شهرًا في جميع أنحاء منزلي.

الطريقة التي أقوم بها تناسبني مع الحياة التي أملكها. في كل مرحلة من المراحل، سواء كانت مرحلة الزواج، أو الانتقال إلى مجال جديد، أو العمل عن بُعد، أو إنجاب طفل، كان عليّ إعادة تقييم أولوياتي وتحديث استراتيجياتي. عدّل أو أصلح هذه الأفكار حتى تناسبك.

إذا كنت مستعداً لتجربة هذه الحيل ونسيان التطبيقات في العام الجديد، فإليك الطريقة التي أقوم بها:

أقوم بجدولة وقتي عن قصد

إذا لم تحمي وقتك، فلن يحميك أحد آخر. لهذا السبب أقوم بحجز جلسات عمل مركزة وأتعامل معها على أنها مقدسة. فأيام الاثنين والجمعة هي أيام عملي العميق - ثلاث ساعات من العمل المخصص للمشاريع ذات الأولوية القصوى دون أي مقاطعات.

وفي منتصف الأسبوع، أقوم بتخصيص فترات عمل أصغر - ساعة هنا وساعتين هناك - للحفاظ على الزخم في المهام الحرجة. وتذكر أنه لا بأس إذا كانت فتراتك تبدو مختلفة. لا يمكن للجميع حماية ثلاث ساعات من الوقت.

يوم الجمعة هو اليوم المفضل لدي لتلخيص الأسبوع. ألخص التقدم المحرز والمكاسب الرئيسية والمراحل القادمة المصممة خصيصاً لزملائي في الفريق والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين. هذه العادة لا تحافظ على انسجام فريقي فحسب، بل تبني الثقة في جميع المجالات.

المفتاح هو التواصل وحماية وقتك. أقوم بتعيين رسالة بعيدة خلال هذه الفترات، حتى يعرف فريقي بالضبط ما أقوم به ولماذا هو مهم. وينتج عن ذلك عدم وجود مقاطعات أو فوضى - فقط عمل مركز وهادف. إليك خلاصة القول: إن الطريقة التي تتعامل بها مع وقتك هي الطريقة التي سيتعامل بها الآخرون أيضًا.

لقد تركت تعدد المهام

عندما كنت أحاول العمل على أكثر من شيء واحد في وقت واحد، كنت أنجز أقل وأشعر بالإحباط في كثير من الأحيان. وذلك لأن تعدد المهام غير ممكن، وفقًا للعلم.

قالت لي الدكتورة أديتي نيروركار وهي طبيبة في الطب الباطني ومحاضرة في الصحة العالمية والطب الاجتماعي في كلية الطب بجامعة هارفارد: "إن دماغك مجبول على القيام بشيء واحد في وقت واحد". "عندما تقوم بمهام متعددة، فإن ما تفعله هو "تبديل المهام"، أي القيام بمهمتين منفصلتين في تتابع سريع."

ومن المفارقات أن التبديل بين المهام يضعف إنتاجيتك بمرور الوقت من خلال التأثير على قشرة الفص الجبهي، وهي المنطقة المسؤولة عن حل المشكلات المعقدة والتفكير الاستراتيجي والتنظيم في دماغك.

لذا نصحني نيروركار مؤلف كتاب "عمليات إعادة الضبط الخمس: أعد ضبط دماغك وجسمك من أجل ضغط أقل ومرونة أكثر"، بأن "أقوم بمهمة واحدة بدلاً من ذلك للحفاظ على إنتاجيتك مع الحفاظ على قشرة الفص الجبهي".

لقد أضفت طقوس نهاية اليوم

تعرف ما أنجزته (أو لم تنجزه) بنهاية اليوم. أقوم بتثبيت نهاية يومي بطقس بسيط ولكنه قوي: أكتب الأولويات الثلاث التي أحتاج إلى معالجتها في الصباح التالي. ثلاثة فقط. هذا هو سري لإنهاء يومي بنبرة عالية. لا توتر عالق "ما الذي نسيته؟ لا استيقاظ على الفوضى. أترك ملاحظة لاصقة على شاشتي، لذلك عندما أجلس في صباح اليوم التالي، سأعرف بالضبط من أين أبدأ.

في صباح يوم خميس أخيرًا، كان مكتوبًا على ملاحظتي اللاصقة وضع اللمسات الأخيرة على وثيقة متطلبات المنتج، والتحضير لاجتماع مع المهندسين بشأن ميزة جديدة نقوم ببنائها، واستكمال المسودة الأولى لأهداف الربع الأول والنتائج الرئيسية. وبحلول الساعة 11 صباحاً، شعرت بأنني كنت قد فزت بالفعل في هذا اليوم.

لقد تخلصت من قائمة المهام

في كل صباح، أتأكد أولاً من جدولة الأولويات الثلاث الأولى التي حددتها في اليوم السابق في تقويمي. إنها طريقتي في إجبار نفسي على تحديد الأولويات والتأكد من أن ما يجب إنجازه يتم إنجازه بكفاءة. إنها ممارسة يومية للاعتراف بأنه على الرغم من أنني أستطيع القيام بأي شيء، إلا أنني لا أستطيع القيام بكل شيء (على الأقل ليس دفعة واحدة).

الاختراق الحقيقي هنا هو استخدام التقويم الخاص بك كقائمة مهامك. إذا لم يتناسب مع تقويمك، فلن يتم إنجازه. ساعة في الصباح للبحث. تسعون دقيقة بعد الغداء للكتابة. ثلاثون دقيقة قبل تسجيل الخروج لتنظيف صندوق الوارد. هذه العملية لا تتعلق فقط بالجدولة - إنها وظيفة إجبارية لتحديد الأولويات.

عندما يكون يومك محدودًا بـ 24 ساعة، لا يمكن أن يكون كل شيء في الحسبان، وهذا هو الهدف. لماذا يعمل هذا؟ لأنه عندما تكون المهمة في التقويم الخاص بك، فهي حقيقية. لقد التزمت بها. وعندما تلتزم بها، فإنك تنفذها. لا تختبئ خلف قائمة مهامك. امتلك وقتك من خلال تحويله إلى خطة تنجزها.

يوم الجمعة هو سلاحي السري

كل يوم جمعة قبل أن أسجل خروجي لعطلة نهاية الأسبوع، أخطط للأسبوع القادم. إنها لحظة هادئة من التأمل والاستشراف، حيث أحدد أولوياتي الثلاث الأهم، وأضع خطة لأسبوع يمكنني فيه الانطلاق في العمل. أقوم بتخصيص وقت الأسبوع القادم للمشاريع الكبيرة مع توقع التحديات المحتملة وإفساح المجال للعمل العميق.

إنه روتين بسيط يسمح لي بالتوجه إلى عطلة نهاية الأسبوع بذهن صافٍ والبدء بأقصى سرعة يوم الاثنين. والجزء الأفضل: لا مزيد من القلق ليلة الأحد بشأن ما نسيته للأسبوع المقبل.

عيش حياة مقصودة

لا تتعلق الإنتاجية الواعية باستغلال كل ثانية من يومك. بل أن تكون حاضرًا تمامًا ومتعمدًا في الوقت المتاح لك. يتعلق الأمر بخلق تناغم لا يجعلك أكثر إنتاجية فحسب، بل يجعلك أكثر سلامًا أيضًا.

وهي ليست مجرد طريقة للعمل - فهي تنطبق على حياتي الشخصية أيضًا. سواء كان ذلك في نزهة بعد الظهر مع زوجي أو موعد لتناول القهوة مع صديقة، فإن هذه الممارسات تساعدني على البقاء على الأرض في اللحظة الحالية ومواءمة وقتي مع ما أقدره أكثر.

الهدف ليس إنجاز المزيد من الأعمال. الهدف هو أن تنجز الأشياء حتى تتمكن من إشباع شهيتك للعمل، والانتباه إلى ما يحيط بك، وأن تكون حاضرًا عاطفيًا مع نفسك وأحبائك في أوقات خارج العمل كما هو الحال أثناء ساعات العمل.